Stay Calm, Don’t Panic, czyli 10 kroków jak zorganizować event w miesiąc

/, Wydarzenia/Stay Calm, Don’t Panic, czyli 10 kroków jak zorganizować event w miesiąc

Stay Calm, Don’t Panic, czyli 10 kroków jak zorganizować event w miesiąc

Organizacja wydarzenia zwykle kojarzy się ze stresem. Cały czas pojawiają się nowe zadania, na wszystko zaczyna brakować czasu. Znamy to z własnego doświadczenia. Dobrze wiemy ile energii kosztuje przygotowanie wydarzenia, które pozostawi dobre wrażenie. Jak zorganizować event? Ogólna zasada jest taka – tylko spokój i racjonalne podejście mogą sprawić, że Wasz event okaże się sukcesem. My się jej trzymamy!

Nasz wpis kierujemy do wszystkich osób, które planują zorganizować wydarzenie lub właśnie dzielnie „walczą na placu boju” i potrzebują wsparcia, a także do tych które nie wiedzą jak się za to zabrać 🙂

***

Czy byliście w sytuacji kiedy niespodziewanie dowiadujecie się, że musicie zorganizować duży event w zaledwie kilka tygodni? Albo jesteście już w szale „ogarniania” wydarzenia, ale macie wrażenie, że wszystko się rozjeżdża? W takiej sytuacji macie dwa wyjścia. Po pierwsze, jeśli dysponujecie budżetem, możecie zatrudnić agencję, która we współpracy z Wami zorganizuje to wydarzenie. Po drugie, jeśli jednak nie macie takich środków finansowych, nie pozostaje nic innego jak zorganizować wydarzenie własnymi siłami. Co wtedy?

W takiej chwili najważniejsze to „NIE PANIKUJ!”. Łatwo się mówi. Ale w sytuacji, gdy gonią Was terminy, najważniejsze to skupić się na działaniu, a nie na myśleniu o tym, co będzie jeśli się nie uda. Wtedy na bank się nie uda 😉 Co nas ratuje w takich momentach? My stawiamy na planowanie i zasadę robienia małych kroków (choć duże skoki też się zdarzają). Takie podejście nigdy nas nie zawiodło. Nawet w sytuacjach, gdy brakowało nam doby na spinanie wszystkich działań.

W trakcie organizacji kolejnych wydarzeń stworzyłyśmy na własny użytek mapę drogową organizacji eventu, która stanowi dla nas punkt wyjścia do pracy. To nasza złota checklista, według której odhaczamy po kolei zrealizowane działania. Podpowiemy Wam jak krok po kroku zorganizować wydarzenie w bardzo krótkim czasie i nie utonąć!

  1. Trzy, dwa, jeden… Cel!

Na samym początku określ cel wydarzenia. Wydaje się oczywiste? Tak. Jednak czasem to umyka. Warto odpowiedzieć sobie, m.in. na pytania:

  • po co organizujecie to wydarzenie?
  • dla kogo (kto jest grupą docelową, na jakich uczestnikach Wam/firmie najbardziej zależy)?
  • co jest tematem przewodnim wydarzenia (promocja nowego produktu czy usługi, ogłoszenie raportu, budowanie/wzmacnianie relacji z partnerami, etc.)?
  • jakie są kryteria sukcesu (80-90 proc. frekwencji uczestników na wydarzeniu, rozgłos w mediach, liczba zdobytych potencjalnych leadów, etc.)?

Jasno sprecyzowany cel wydarzenia od razu pomoże Wam w określeniu charakteru imprezy. Czy ma być to kameralne wydarzenie na kilkadziesiąt osób, po to by budować relacje z uczestnikami. A może konferencja na 300 osób promująca nowy produkt?

Warto też zrobić research innych wydarzeń w terminie, który wybraliście na swój event. Może się zdarzyć, że w tym samym czasie odbywa się podobna tematycznie impreza i to mocno może wpłynąć na zainteresowanie i udział Waszej grupy docelowej.

Zanim przystąpicie do organizacji i pochłonie Was milion spraw do załatwienia przygotujcie wstępny zarys wydarzenia. Zastanówcie się czy ma być to całodniowa impreza, czy też dwudniowy event. Czy będzie to konferencja z kolejnymi wystąpieniami gości, czy stawiacie na warsztatowy charakter. Kogo widzicie w roli speakerów? Wstępna koncepcja pomoże Wam w późniejszym przygotowaniu dokładnego scenariusza wydarzenia.

  1. Rozłóż siły i odpowiedzialność

Stwórzcie listę osób decyzyjnych oraz tych zaangażowanych w przygotowanie wydarzenia w organizacji. Zbudujcie zespół, z którym będziecie współpracować na różnych etapach. Twoja sieć kontaktów to:

  • współpracownicy, którzy mogą być dla Was wsparciem w różnych obszarach (logistyka, marketing, komunikacja)
  • osoby podejmujące kluczowe decyzje dotyczące wydarzenia, np. zarząd
  • eksperci wewnętrzni, czyli osoby występujące jako prelegenci czy paneliści podczas wydarzenia
  • osoby, które mogą mieć kontakty do potencjalnych uczestników konferencji

Taki zespół najlepiej stworzyć jak najwcześniej. Nie czekajcie do momentu jak wszystko będzie się wymykać z rąk. Przydzielenie ról oraz rozłożenie odpowiedzialności za realizację poszczególnych działań pomoże uniknąć niepotrzebnego stresu, a także zwiększy szanse na powodzenie projektu.

  1. Czas pod kontrolą, czyli ustal harmonogram

Z naszej perspektywy przygotowanie listy działań oraz harmonogramu jest jednym z kluczowych punktów organizacji każdego wydarzenia. Bez względu na to czy jest to małe spotkanie, impreza plenerowa czy duża konferencja, praca na harmonogramie pomaga uniknąć niepotrzebnych niespodzianek. Od razu daje nam to wyobrażenie co i w jakiej kolejności musimy zrobić. Jeśli w ramach firmy zostały przydzielone osoby do zespołu organizacyjnego, od razu można podzielić zadania. Warto też organizować spotkania statusowe – dzięki nim szybciej można rozwiązać problemy, które pojawiają się podczas organizacji. Oczywiście warto pamiętać, że plan powinien być elastyczny. Jeśli się coś „wali” i konieczna jest zmiana strategii, to po prostu dostosowujemy ją do okoliczności.

  1. Postaw na ciekawe miejsce

Jeśli macie już z określony charakter wydarzenia, termin oraz szacowaną liczbę uczestników, to kolejnym krokiem jest wybór miejsca J W dużych miastach powstaje coraz więcej atrakcyjnych przestrzeni konferencyjnych, które oferują ciekawe rozwiązania. Wszystko zależy od tego, czego szukacie i jakim budżetem dysponujecie. To co powinniście wziąć pod uwagę decydując się na określoną przestrzeń to:

  • lokalizacja – bardzo ważna w sytuacji gdy, np. część uczestników przyjeżdża z innych miast i musi szybko zdążyć z dworca lub lotniska na rozpoczęcie spotkania
  • wyposażenie techniczne – sprzęt nagłośnieniowy, rzutniki, ekrany, mikrofony i in.
  • wyposażenie logistyczne – stoły, krzesła, możliwość zmniejszenia/powiększenia sali i in.
  • dostępność – wydarzenie powinno być dostępne dla osób z różnymi trudnościami, np. w poruszaniu się.

Polecamy nasz tekst o tym jak zorganizować dostępne wydarzenie.

  1. Catering to połowa sukcesu

Dobre jedzenie to podstawa! Smaczne, świeże i donoszone na czas dania zapewnią zadowolenie uczestników. Nie ma nic gorszego jak puste stoły i głodni goście. Jednym z rozwiązań jest wybór miejsca na wydarzenie, które oprócz wynajmu przestrzeni świadczy także usługi cateringowe. W ten sposób spada Wam dodatkowy obowiązek jakim jest współpraca z zewnętrzną firmą i macie wszystko w jednym pakiecie. Układając menu powinniście wziąć pod uwagę kilka elementów:

  • długość wydarzenia – od tego czy event zaplanowany jest na trzy godziny, czy jest to wydarzenie całodniowe zależy czy poprzestaniecie wyłącznie na przerwach kawowych czy konieczny będzie także lunch
  • preferencje kulinarne – warto zróżnicować posiłki, aby każdy z uczestników niezależnie od tego czy je mięso, jest wegetarianinem czy weganinem znalazł coś dla siebie
  • czas i charakter wydarzenia – warto wziąć pod uwagę godzinę, o której odbywa się event. Inny catering wybierzecie jeśli będzie to poranny briefing i inny jeśli wieczorna gala? Charakter wydarzenia również ma znaczenie, np. czy jest to biznesowe spotkanie czy wyjątkowa uroczystość. To pozwoli wybrać Wam jedną z kilku możliwości: posiłek w formie śniadania lub w formie bufetu na stojąco przy stolikach koktajlowych albo formę podawania przez kelnerów posiłków z karty do stolików.

Ważne, aby sposób serwowania posiłków był spójny z całym wydarzeniem i stanowił miłą przerwę dla uczestników.

  1. Frekwencja ważna rzecz

Frekwencja to najważniejszy punkt organizacji każdej imprezy. Bez uczestników wydarzenie okaże się klapą, dlatego tak ważna jest komunikacja wewnętrzna, jak i zewnętrzna. Na co zwrócić uwagę?

  • baza potencjalnych uczestników – baza kontaktów do osób, do których w pierwszej kolejności możecie rozesłać zaproszenia
  • zaproszenia – warto dla potencjalnych uczestników przygotować ładnie złożone graficznie zaproszenia online, natomiast dla „VIPów” zaproszenia papierowe, które stanowią miły gest ze strony organizatora
  • promocja – dobra promocja dźwignią frekwencji. Wykorzystujcie jak najwięcej kanałów komunikacji, aby dotrzeć z informacją o wydarzeniu do jak największego grona osób. Mogą to być strony www., social media, dedykowane portale internetowe czy mailingi
  • partnerzy i patroni medialni – zaproście do współpracy partnerów, którzy uwiarygodnią event i wesprą w promocji oraz patronów medialnych, którzy pomogą nagłośnić wydarzenie
  • współpraca z zespołem – włączajcie swój zespół w komunikowanie wydarzenia oraz realizację działań budujących frekwencję
  1. Wydarzenie w pigułce

Kolejnym ważnym elementem są materiały z wydarzenia. Absolutne minimum to opracowanie programu wydarzenia, natomiast zachęcamy do przygotowania pakietu materiałów w skład, którego mogą wchodzić:

  • prezentacje występujących osób, jeśli wyrażą na to zgodę
  • materiały promocyjne Waszej organizacji lub firmy
  • materiały informacyjne partnerów
  • gadżety dedykowane wydarzeniu
  1. Dobra komunikacja wizytówką organizatora

Z naszego doświadczenia wiemy, że spora część problemów, które pojawiają się w czasie organizacji wydarzenia, wynika ze złej komunikacji. Mamy tu na myśli komunikację nie tylko związaną z prowadzeniem działań promocyjno-informacyjnych, ale komunikację prowadzoną na kilku poziomach, czyli:

  • z uczestnikami wydarzenia
  • z panelistami, prelegentami, prowadzącymi
  • z partnerami i patronami medialnymi
  • z podwykonawcami (sala, catering, drukarnia, agencja eventowa)
  • ze swoim zespołem
  • z otoczeniem (media społecznościowe)

Komunikacja to również logistyka, czyli:

  • oznakowanie całej przestrzeni, w której odbywa się impreza
  • ustalenie zasad wjazdu na parking, jeśli jest przewidziany dla gości
  • ustalenie zasad wejścia na wydarzenie (wejściówki, akredytacje, zaproszenia)

Zła komunikacja pozostawia po sobie słabe wrażenie, natomiast profesjonalizm zostanie doceniony przez gości.

  1. Najwięksi wrogowie to… nuda i rutyna

Każdy kto przygotowuje event, chce aby jego wydarzenie wyróżniało się spośród innych i zostało pozytywnie zapamiętane. Dlatego zadbajcie o dodatkowe atrakcje, które urozmaicą wydarzenie i „pobudzą” gości. Może to być konkurs z wizytówkami z ciekawą nagrodą czy samodzielna produkcja torby metodą sitodruku. Te pomysły się sprawdzają, same z nich skorzystałyśmy i uczestnicy świetnie się bawili 🙂 Jeśli organizujecie wieczorną galę, to można zastanowić się nad występem artystycznym lub nad wystąpieniem ciekawej osobowości.

  1. Liczy się dobre wrażenie

Tak samo jak rozpoczęcie wydarzenia to ważna chwila, tak samo zakończenie jest równie istotne.

  • podziękujcie wszystkim osobom za przybycie,
  • wyślijcie uczestnikom pakiet informacji po konferencyjnych np. prezentacje prelegentów (za ich zgodą), linki do materiałów video czy fotorelacji
  • stwórzcie dobrą ankietę, która pozwoli Wam zebrać informacje od uczestników pomocne w przyszłości
  • podziękujcie zespołowi, który wspierał Was na każdym etapie organizacji eventu
  • pochwalcie się, czyli opublikujcie podsumowanie i fotorelację na stronie www., social media itp.

I na koniec prezent od nas 🙂

Do pobrania Excel z harmonogramem wydarzenia, czyli naszą złotą checklistą.

 

By |2018-07-13T17:23:18+02:006 czerwca 2018|Categories: Komunikacja, Wydarzenia|Tags: , , |0 komentarzy

Zostaw komentarz